1.3 时间管理

管理者的时间是团队最大的资源，但管理者又非常容易陷入烦琐的事务中。

管理者是没有空余时间的，一旦停下来，就会被其他人和事填满。哪怕在日程里不安排任何一项工作，管理者也是忙碌的。

所以，管理者在管理自己的时间时，有三种心态要不得。

（1）忙完这阵儿就可以专心处理了。

（2）上班没时间，那就加班。

（3）我都忙成这样了，没有成绩不能怪我了吧？！

这三种心态背后都是一个原因：将自己的时间交给别人管理，同时把责任推给了别人。第一种是拖——事情是不可能忙完的，第二种是笨——不想动脑子就只能用体力，第三种是躲——找到一个在员工层面无可反驳、在管理层面苍白的借口。解决办法也只有一个：主动管理自己的时间，无时无刻去管理。

经典的时间管理法是“四象限时间管理法”，这是进入职场的入门课程，如图1.1所示。

可以按照重要—不重要、紧急—不紧急将事情归为四个类别。

象限Ⅰ：重要且紧急的事情。比如，停电不能生产。

象限Ⅱ：重要但不紧急的事情。比如，计划、方案、培训。

象限Ⅲ：不重要但紧急的事情。比如，可以不用参加的会议。

象限Ⅳ：不重要且不紧急的事情。比如，无关的邮件、通知。

在时间管理中，多做重要但不紧急的事情，逐步减少重要且紧急的事情，选择性地做不重要但紧急的事情，不做不重要且不紧急的事情。重要但不紧急的事情做得多了，重要且紧急的事情就会减少。就像上半年没有完成的销售目标，会让下半年的销售工作变得紧急起来。

在实践过程中，要特别注意三点。

（1）必须抉择并分类，而不是将事情全都归为重要且紧急的事情，不区分就无法做到时间管理。

（2）有些事情是不重要的，但是长期不做可能转变为重要的事情，所以要辨别着做。

（3）拒绝做那些不重要且不紧急的事情，不要做老好人。

对管理者来说，“四象限时间管理法”的运用大原则没有变化，但是在一些细节上会有差异。

（1）管理者每天都处于满负荷状态，工作的常态是“紧急”，需要更好地区分同样处于紧急状态的工作，只有这样才能掌控时间。

（2）重要但不紧急的事情是管理者的重中之重，如果区分不好这样的事情并且投入时间，那管理工作不会有成效。

（3）拒绝和接受一样重要。

1.3.1 为什么我不关注事情就没有进展：反馈是重要且紧急的事情

这是一个常见的问题，大部分公司都有，大部分管理者都需要面对。

首先，问题的答案是肯定的——自己不关注事情就没有进展。不要在这个阶段寄希望于下属自动自发、理所当然地达成目标——因为这是管理者的价值所在。

其次，“关注什么”“关注到什么程度”很重要，这背后是管理者的时间分配问题。应该把时间分配到与目标有关、与职责有关、与整体战略有关、与客户有关的方面，与这四个方面关联越紧密就要花费越多的时间，越不紧密就要花费越少的时间。

再次，也是最重要的——怎么关注？反馈！即时反馈！定期安排时间反馈！

管理者需要进行大量的反馈，如审核下属拿过来的文件、安排下属的工作等。在实际工作排序中，反馈经常被忽视，或者被放在最后的位置。事实上，反馈是管理者进行时间管理的诀窍，用好反馈，事半功倍，所以应该将反馈放在重要且紧急的位置。反馈一方面代表了管理者对事情的关注和重视，另一方面可以帮助管理者进行目标纠偏。

反馈分为以下几种。

（1）能即时回复结果的。比如，下属过来请示某件事情，自己能够现场解决的，直接给回复。

（2）能即时安排工作的。比如，一项工作的推进遇到了困难，下属过来请求帮忙，管理者需要做的是安排人员、协调资源，如安排A加入项目组等。这类安排花费的时间较少，而且能够保证事情照常运转，应该马上处理。

（3）现在没有时间处理的。比如，年度计划的审核需要大段的时间。这时候的反馈包括两个方面：一方面告诉下属现在自己没有时间，但是估计在什么时间可以给予回复；另一方面可以安排下属在什么时间询问一下自己的进度，也可以设置一个共享日程。

（4）直接安排工作的。比如，安排下属制订生产计划，这时候应该要求下属在什么时间回复，如未回复会给予什么样的处理。

（5）定期安排工作的。比如，总结会议、绩效面谈。

最后，如何管理反馈呢？除总结会议、绩效面谈外，还要专门针对反馈进行时间管理。比如，每天下班前20分钟，专门用来反馈。鉴于现在变动较多，可以每过25分钟安排一次5分钟的反馈时间——这就是番茄工作法，它是一种很好的管理时间的工具。

实用工具：番茄工作法

（1）以30分钟为一个番茄时间，包括25分钟的专注工作时间和5分钟的休息及其他工作时间。

（2）把这5分钟用来处理即时反馈。

（3）每半天留一个番茄时间专门用来反馈，最好是每个半天结束的时间点。

（4）在每天的工作计划中，把工作内容和花费多少番茄时间结合起来。

（5）把反馈所需的时间纳入每日的工作计划中。

（6）定期总结，优化计划、番茄时间的个数、反馈的节奏。

1.3.2 时间过得太快了：建立对时间的感觉

任正非的一天：大概6点起床；8点到9点是精神最好的时段，就来公司改文件；9点以后一般参加会议，因为此时的精神还比较好；下午的精神会差一点儿，就找一些人来开座谈会，听听大家的反馈；晚上吃完饭以后散步，散步之后洗澡，洗完澡看邮件、回邮件；然后上网看新闻，有时候玩玩手机，大约1点开始睡觉；有时候晚上睡不着，就又上上网。

比尔·盖茨的一天：6点起床；8点参加人工智能技术报告；9点和泰拉能源公司开会；10点半是微软董事会，中午留半小时吃午餐、和巴菲特打电话；12点半开卫生会议，接下来还要接受记者采访、去实验室……

当我们看到成功者的时间表时，总会说“比我们优秀的人还比我们勤奋”，其实这不完全正确。勤奋只是一部分原因，更深层的是建立对时间的感觉，调节与时间相处的节奏。

踏入管理之路，也就意味着需要建立这样的感觉。管理者的工作繁多，但为了达到更高的绩效，还要创造性地发现问题、解决问题。在这种场景下，单纯地、有意识地控制时间会越来越捉襟见肘。因此，这时候要开始建立对时间的感觉，通过肌肉记忆、直觉调节与时间相处的节奏——越是高阶管理者，这项能力越重要。

如何建立对时间的感觉呢？

记录时间！并且不断地总结、优化，坚持长期做。

实用工具：时间记录法

该记录法来自艾力老师的“36枚金币时间管理法”，核心要点包括以下几个方面。

（1）一周一张表，半小时一格，每天在睡觉前花5分钟的时间完成记录即可。

（2）记录全天的安排，包括零零碎碎的杂事。

（3）根据自己的评价和感觉将事项分成五类，并标上对应的颜色：蓝色，尽兴娱乐；绿色，休息放松；橙色，强迫工作；黄色，高效工作；红色，拖延。

（4）每个月总结一次，看看哪类颜色居多，做出对应的改变。

时间记录法示例如表1.1所示。

1.3.3 精力不足：忙到心累，怎么办

管理是被高度需要、高责任的岗位，在这个岗位上不对自己进行管理很容易被透支。做好轻重缓急分配、做好即时反馈、通过番茄工作法管理工作的节奏、建立对时间的感觉之后，还会面临一个问题：工作依然忙不完，每天忙忙碌碌，忙到心累，怎么办？

为什么有的人每天都精力充沛，看不到疲惫懈怠的状态？是不是自己先天就不具备如此强大的能力，所以不适合如此忙碌、如此大能量消耗的管理岗位？

以上问题涉及时间管理中更深入的一个话题：精力管理。并不是别人的精力更充沛、心力更强，只是他更善于管理自己的精力。

精力包括体能、情感、思维和意志。

体能是平常所说的精力，包括呼吸、饮食、睡眠、运动。呼吸主要用来控制身体的节奏，如“三三六”呼吸法：花三秒吸气，再屏气三秒，最后用六秒把气慢慢呼出，做八组。此呼吸法可以逐步升级为“四四七”呼吸法。饮食的核心在于减少糖的摄入，少吃多餐，保持营养均衡，多喝水。睡眠的要点是睡够7～8小时，早睡早起。运动要保持每周三次以上的频次，并保持有氧和无氧的结合。

情感是心累的主要因素，可以通过两个方面来调整：首先，调动积极的情感，保持耐心、开放、信任和喜悦；其次，积极的情感是可以积累的，通过独处、陪伴家人、与朋友交流、参加活动、做自己喜欢的事情等方式积累。

思维是精力管理的一把刀，可以通过四个方面来调整：首先，保持乐观、开放的学习心态；其次，通过切换不同的思维方式提升创造力；再次，专注是一种能力，要保持专注、提升效率；最后，保证大脑的周期性休息。思维的提升主要依靠不断地总结、思考，以突破自己的边界。

意志在大多数时候是最后被考验的。意志源于个人的价值观和目标，与个人的品质、勇气有关。提升意志力和锻炼体能是一样的，核心在于突破舒适区，在每一次极其难受的时刻，坚持都会带来突破，而每一次突破都是一次提升。

实用工具：精力管理

精力管理遵循三个步骤：明确目标、正视现实、付诸行动。

（1）明确目标：选择自己热爱的事情，从中找到自己的人生目标，拟定行动蓝图。

（2）正视现实：诚实地评估、反省自己的精力消耗，接受自己的缺点，保持开阔的胸怀。

（3）付诸行动：形成新的习惯和程序、原则，坚持30～60天，不断精进。